Hem 9 Hjälpcenter 9 Verktygslådan 9 Signera App

Välkommen till Signera App

Här får du hjälp med att komma igång och hantera avtal online. Bli mer effektiv med digitala avtal som gör arbetet roligare och snabbare!

Vi har en helt ny signeringstjänst med massor av smarta och säkra funktioner.

Skicka signeringsinbjudan med systemstandard eller anpassa med egen text och företagslogotyp. PDF:er mailas inte längre, utan vi skickar nu endast mail för inbjudan samt när det är klart.

Utöver de som ska signera kan du även bjuda in granskare och åskådare i signeringsinbjudan.

En enklare översikt tillsammans med en chatt och eventlogg skapar möjligheten att hålla koll på flera samtidiga jobb.

Starta ett signeringsjobb

Logga in i verktygslådan och välj Signera App från menyn till vänster. Klicka på Skapa för att skapa ett nytt signeringsjobb.

TellusTalk Toolbox, skapa jobb i signera appen

Därefter klicka på  icon svart penna ange ett namn för signeringsjobbet.TellusTalk Toolbox ändra jobbsnamn i signera appen.

 

Bifoga PDF dokument för signering + stöddoument

Klicka pågrå icon för lägg till mottagare för att bifoga PDF-dokument som ska signeras. Du kan också bifoga flera PDF:er. Ändra växlaren till  Button för att signera flera dokument tillsamman  så slås alla filer automatiskt ihop till en PDF för signering. Rekommenderad total maxstorlek är 100 MB.

bifog filera pdf i signera app

Stöddokument

Det går även att ladda upp dokument som bilagor (Stöddokument) dessa kan vara t.ex Word, Excel eller PDF.

TellusTalk Toolbox stöddokument i signera appen.

Lägg till alla mottagare

Det går fint att skicka inbjudan till elektronisk signering till många samtidigt och det går bra att blanda mobilnummer och epostadresser. Klicka på  icon för att lägga till mottagare i signera app  och Lägg till deltagare. 

Fyll i alla de obligatoriska fält i fönstret som visas och klicka på Spara. spara deltagare i signera app

 

Skriv inbjudningsmeddelande & skicka online

Klicka på skicka inbjudan till signering i signera app när du har lagt till deltagarna och fyllt i all nödvändig information.

Det går fint att skriva ett eget meddelande som skickas ut till deltagarna, istället för den standardtext som systemet skapat. När du är nöjd med ditt meddelande klicka på Skicka inbjudan, alla deltagare får ett SMS eller mejl med en säker länk till signering.

TellusTalk Toolbox skriv meddelande i signera appen

 

Se film på hur man skickar via Signera App

Ibland är det enklare att se hur man gör via en film. Här visar vi dig hur enkelt det faktiskt är:

Film kommer inom kort.

 

Inställningar för mottagaren

Ska avtalet granskas innan signering? Nu kan du enkelt skicka avtal med olika funktioner.

Du väljer signeringsalternativ samt vilken roll dina mottagare ska ha för ditt avtal.

Kombinera signering med skyddade meddelanden vilket är bra om det är avtal med känslig information.

Inloggning + signering

Skydda ditt meddelande med inloggning!

Du kan kombinera Signering med skyddade meddelanden, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med BankID eller engångslösenord för att kunna läsa ditt meddelande. Därefter kan de signera.

Klicka på Inloggning och välj hur mottagare ska logga in:

inloggning i signera app

Behöver inte logga in är valt som standard men för mer säkerhet kan du välja ett inloggningsalternativ: inloggningsalternativ i signera app

 

När du väljer inloggning med BankID kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna logga in. Klicka på  aktivera personnummer med BankID inloggning och lås det:

BankID inloggningsmetod med personnummer

Om du inte anger något personnummer kan vem som helst logga in med BankID, och du får då en notis om vilket personnummer som loggat in.

 

Du kan också välja Engångslösenord som inloggningsmetod. Engångslösenordet skickas till mottagaren på samma sätt som din signeringsinbjudan, antingen via mail eller SMS.
Engångslösenordet skapas automatiskt när mottagaren är redo att signera.

Inloggnings med engångslösenord som inloggningsalternativ

Välj signeringsalternativ

Det finns flera olika signeringsalternativ att välja mellan, klicka på Signering och välj hur mottagaren ska signera.

signeringsalternativ i signera app

Signering med BankID är valt som standard men det finns andra signeringsalternativ:  olika signeringsalternativ i signera app

Om du väljer signering med BankID kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna signera. Klicka på  aktivera personnummer med BankID inloggning  och lås det:

Aktivera personnummer med BankID signering

Det är även möjligt att dölja personnumret i den signerade filen. Ändra växlaren till på:slå på personnummer i signera app

Vi ersätter då personnumret med ett hashvärde som kan användas för att verifiera signaturen i framtiden vid behov. Detta är användbart om den som signerar inte vill att deras personnummer ska synas i klartext i det signerade dokumentet.

Du kan välja Engångslösenord som signeringsalternativ. Engångslösenordet skickas till mottagaren på samma sätt som din signeringsinbjudan, antingen via mail eller SMS.
Engångslösenordet skapas automatiskt när mottagaren är redo att signera.

signera med engångskod i signera app

Om du väljer Teckna signatur som signeringsalternativ så kan mottagaren signera genom att rita sin signatur med muspekaren eller med fingret direkt på en skärm. De får även ange ett namnförtydligande. Bilden på signaturen, namnförtydligandet samt datum och tid för signeringen läggs till på försättsbladet på det signerade dokumentet.

 

Du kan även ställa in en signeringsordning. Inbjudan till signering skickas till person nummer två först när person ett granskat, administrerat eller skrivit under, och så vidare. En eller flera personer kan ha ordning ”1”, och först när alla i ordning ”1” har granskat eller signerat, så skickas inbjudan ut till de som har ordning ”2” och så vidare.

signeringordning i signera app

Mottagare med olika roller

Det går fint att tilldela varje deltagare en roll i signeringsinbjudan. Klicka på Roller och ändra växlaren till på aktivera roller för en deltagare i signera app därefter aktiveras rollen för den valda deltagaren.

välja roller för deltagare i signera app

En granskare kan godkänna eller neka signeringsjobbet utan att kunna kunna redigera. En administratör kan administrera filer eller administrera deltagare.

En enkel och bra överblick

Du får en tydlig översikt för dina signeringsjobb och kan se alla händelser för ditt utskick.

Chatta online med dina mottagare, vilket är ett perfekt verktyg för snabb förhandling.

Översikt inställningar i signera app

Realtids chatta med mottagare

Om du eller deltagare har några frågor eller vill förhandla något i innehållet kan de skriva meddelanden under fliken Kommentarer.

chatta med deltagare i signera app

Se alla händelser

Här visas alla händelser som du har gjort för detta signeringsjobb.

händelser i signera app

Det går fint att söka och filtrera händelser på olika sätt. Klicka på filtrering svart ikon och välj ett sätt för filtrering: olika filtreringsalternativ för händelser i signera app

En tydlig översikt

Du kan få en översikt över ditt signeringsjobb. Klicka på översikt i signera app och se vilka som granskat eller signerat och vilka som inte gjort det.

översikt av jobbet i signera app

Användare Inställningar

Här kan du ändra standardinställningar för dina utskick. Du kan göra snyggare mailutskick med egen logga och anpassade texter.

användare inställningar i signera app

Ladda upp er företagslogga

Det går fint att lägga till företagslogga i utskicket. Klicka på svart icon för ladda upp logga i signera app och ladda upp logga.

ladda upp logga i signera app

Loggan syns i e-postmeddelanden som du skickar ut.

Skicka personliga meddelanden

Här kan du göra standard inställningar för meddelanden som du skickar iväg. Alla alternativ har en standardtext som används utan att du behöver göra något. Obs – alla tre statusar (inbjudan, statusövergång och färdigt) har alla tre mottagarkategorier som kan ändras/ställas in. Här nedan visas endast den första (signatören).

Standard inställningar för meddelanden för TellusTalk Signera App

  • Inbjudan

Du kan lägga till ett ett eget inbjudningsmeddelande eller redigera det som redan finns. Detta skickas ut automatiskt till mottagare när du skickar inbjudan för signering. Klicka på Inbjudan och gör dina ändringar, allt sparas per automatik. Du kan även lägga in #namn och #jobbnamn i meddelandet så plockar vi upp det.

 

  • Statusövergång

Det skickas ut ett mail till respektive grupp (signatör, granskare och åskådare) när något skett med jobbet. Alla dessa har en standardmall som används. Du kan redigera dessa efter eget tycke eller använda standardinställningen.

TellusTalk Standardinställning för statusövergång för signeringsjobb på Signera App

  • Färdigt

Här kan du skriva in en text som automatiskt läggs till i slutet av alla dina meddelanden. Eller så använder du den standard text som visas nedan. Du kan naturligtvis redigera denna text så den passar dig bättre.

TellusTalk signera appen i Toolbox för meddelandemallen för färdiga jobb.

Generellt

Här kan du göra mer inställningar om den ordningen som meddelanden skickas ut till mottagaren och vem som kan se ditt signeringsjobb.

generellt inställningar i signera app

Du kan även ändra dessa standardinställningar när du har skapat ett dokument. Klicka på icon lilla inställningar och gör inställningar i Avancerade inställningar vyn innan du skickar inbjudan. skicka inbjudan till signering i signera app

Spara dina kontakter i kontaktlista

Brukar du skicka till samma mottagare är det bra att spara dem i din personliga kontaktlista. Systemet är smart och ger dig förslag på mottagare vid nya utskick.

Klicka på grå icon för lägg till mottagare och lägg till nya kontakter, det spar både tid och är en smart lösning.

spara kontakter i signera app

Välj språk på Signera App

Du kan välja vilket språk du vill ha på gränssnittet när du är inloggad på Signera App. Dina mottagare får inbjudan på det språk du har valt, när dina mottagare klickat på länken så används det språk som är inställt på deras egna webbläsaren.

Välj språk i signera app

 

Skicka påminnelser att signera avtal

Ibland behöver mottagarna en påminnelse om signering! Den inställningen sätts på samtliga mottagare och du väljer både tid och datum för det. Du kan skicka med ett påmminelisemeddelande och lägga till flera påminnelse utskick. När du är klar klickar du på spara!

lägg till påminnelser i signera app

Påminnelser skickas inte ut om dina mottagare har signerat!