Hem 9 Hjälpcenter 9 Verktygslådan 9 Signera App

Välkommen till Signera App

Här får du hjälp med att komma igång med att skicka inbjudan för att signera PDF dokument från Verktygslådan.
Som kund hos TellusTalk har du tillgång till en Verktygslåda på webben där du kan göra utskick. Ingen installation krävs.

Skapa signeringsjobb

Logga in i verktygslådan och välj Signera App från menyn till vänster. Klicka på Skapa för att skapa ett nytt signeringsjobb.

TellusTalk Toolbox, skapa jobb i signera appen

Därefter klicka på  icon svart penna ange ett namn för signeringsjobbet.TellusTalk Toolbox ändra jobbsnamn i signera appen.

 

Bifoga PDF

Klicka pågrå icon för lägg till mottagare för att bifoga PDF-dokument som ska signeras. Du kan också bifoga flera PDF:er. Ändra växlaren till  Button för att signera flera dokument tillsamman  så slås alla filer automatiskt ihop till en PDF för signering. Rekommenderad total maxstorlek är 100 MB.

bifog filera pdf i signera app

Stöddokument

Det går även att ladda upp dokument som bilagor (Stöddokument) dessa kan vara t.ex Word, Excel eller PDF.

TellusTalk Toolbox stöddokument i signera appen.

Lägg till mottagare

Det går fint att skicka inbjudan till elektronisk signering till många samtidigt och det går bra att blanda mobilnummer och epostadresser. Klicka på  icon för att lägga till mottagare i signera app  och Lägg till deltagare. 

Fyll i alla de obligatoriska fält i fönstret som visas och klicka på Spara. spara deltagare i signera app

 

Skriv inbjudningsmeddelande & skicka inbjudan

Klicka på skicka inbjudan till signering i signera app när du har lagt till deltagarna och fyllt i all nödvändig information.

Det går fint att skriva ett eget meddelande som skickas ut till deltagarna, istället för den standardtext som systemet skapat. När du är nöjd med ditt meddelande klicka på Skicka inbjudan, alla deltagare får ett SMS eller mejl med en säker länk till signering.

TellusTalk Toolbox skriv meddelande i signera appen

 

Inställningar för mottagaren

Inloggning

Skydda ditt meddelande med inloggning!

Du kan kombinera Signering med skyddade meddelanden, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med BankID eller engångslösenord för att kunna läsa ditt meddelande. Därefter kan de signera.

Klicka på Inloggning och välj hur mottagare ska logga in:

inloggning i signera app

Behöver inte logga in är valt som standard men för mer säkerhet kan du välja en inloggningsalternativ: inloggningsalternativ i signera app

 

När du väljer inloggning med BankID kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna logga in. Klicka på  aktivera personnummer med BankID inloggning och lås det:

BankID inloggningsmetod med personnummer

Om du inte anger något personnummer kan vem som helst logga in med BankID, och du får då en notis om vilket personnummer som loggat in.

 

Du kan också välja Engångslösenord som inloggningsmetod. Engångslösenordet skickas till mottagaren på samma sätt som din signeringsinbjudan, antingen via mail eller SMS.
Engångslösenordet skapas automatiskt när mottagaren är redo att signera.

Inloggnings med engångslösenord som inloggningsalternativ

l
Signeringsalternativ

Det finns flera olika signeringsalternativ att välja mellan, klicka på Signering och välj hur mottagaren ska signera.

signeringsalternativ i signera app

Signering med BankID är valt som standard men det finns andra signeringsalternativ:  olika signeringsalternativ i signera app

Om du väljer signering med BankID kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna signera. Klicka på  aktivera personnummer med BankID inloggning  och lås det:

Aktivera personnummer med BankID signering

Det är även möjligt att dölja personnumret i den signerade filen. Ändra växlaren till på:slå på personnummer i signera app

Vi ersätter då personnumret med ett hashvärde som kan användas för att verifiera signaturen i framtiden vid behov. Detta är användbart om den som signerar inte vill att deras personnummer ska synas i klartext i det signerade dokumentet.

Du kan välja Engångslösenord som signeringsalternativ. Engångslösenordet skickas till mottagaren på samma sätt som din signeringsinbjudan, antingen via mail eller SMS.
Engångslösenordet skapas automatiskt när mottagaren är redo att signera.

signera med engångskod i signera app

Om du väljer Teckna signatur som signeringsalternativ så kan mottagaren signera genom att rita sin signatur med muspekaren eller med fingret direkt på en skärm. De får även ange ett namnförtydligande. Bilden på signaturen, namnförtydligandet samt datum och tid för signeringen läggs till på försättsbladet på det signerade dokumentet.

 

Du kan även ställa in en signeringsordning. Inbjudan till signering skickas till person nummer två först när person ett granskat, administrerat eller skrivit under, och så vidare. En eller flera personer kan ha ordning ”1”, och först när alla i ordning ”1” har granskat eller signerat, så skickas inbjudan ut till de som har ordning ”2” och så vidare.

signeringordning i signera app

Roller

Det går fint att tilldela varje deltagare en roll i signeringsinbjudan. Klicka på Roller och ändra växlaren till på aktivera roller för en deltagare i signera app därefter aktiveras rollen för den valda deltagaren.

välja roller för deltagare i signera app

En granskare kan godkänna eller neka signeringsjobbet utan att kunna kunna redigera. En administratör kan administrera filer eller administrera deltagare.

Avancerade inställningar

Översikt inställningar i signera app

Kommenterar

Om du eller deltagare har några frågor eller vill förhandla något i innehållet kan de skriva meddelanden under fliken Kommentarer.

chatta med deltagare i signera app

Händelser

Här visas alla händelser som du har gjort för detta signeringsjobb.

händelser i signera app

Det går fint att söka och filtrera händelser på olika sätt. Klicka på filtrering svart ikon och välj ett sätt för filtrering: olika filtreringsalternativ för händelser i signera app

Översikt

Du kan få en översikt över ditt signeringsjobb. Klicka på översikt i signera app och se vilka som granskat eller signerat och vilka som inte gjort det.

översikt av jobbet i signera app

Användare Inställningar

Här kan du som användare ändra standardinställningar för dina utskick.

användare inställningar i signera app

Logga

Det går fint att lägga till företagslogga i utskicket. Klicka på svart icon för ladda upp logga i signera app och ladda upp logga.

ladda upp logga i signera app

Loggan syns i e-postmeddelanden som du skickar ut.

Meddelanden

Här kan du göra standard inställningar för meddelanden som du skickar iväg. Alla alternativ har en standardtext som används utan att du behöver göra något. Obs – alla tre statusar (inbjudan, statusövergång och färdigt) har alla tre mottagarkategorier som kan ändras/ställas in. Här nedan visas endast den första (signatören).

Standard inställningar för meddelanden för TellusTalk Signera App

  • Inbjudan

Du kan lägga till ett ett eget inbjudningsmeddelande eller redigera det som redan finns. Detta skickas ut automatiskt till mottagare när du skickar inbjudan för signering. Klicka på Inbjudan och gör dina ändringar, allt sparas per automatik. Du kan även lägga in #namn och #jobbnamn i meddelandet så plockar vi upp det.

 

  • Statusövergång

Det skickas ut ett mail till respektive grupp (signatör, granskare och åskådare) när något skett med jobbet. Alla dessa har en standardmall som används. Du kan redigera dessa efter eget tycke eller använda standardinställningen.

TellusTalk Standardinställning för statusövergång för signeringsjobb på Signera App

  • Färdigt

Här kan du skriva in en text som automatiskt läggs till i slutet av alla dina meddelanden. Eller så använder du den standard text som visas nedan. Du kan naturligtvis redigera denna text så den passar dig bättre.

TellusTalk signera appen i Toolbox för meddelandemallen för färdiga jobb.

Generellt

Här kan du göra mer inställningar om den ordningen som meddelanden skickas ut till mottagaren och vem som kan se ditt signeringsjobb.

generellt inställningar i signera app

Du kan även ändra dessa standardinställningar när du har skapat ett dokument. Klicka på icon lilla inställningar och gör inställningar i Avancerade inställningar vyn innan du skickar inbjudan. skicka inbjudan till signering i signera app

 

avancerade inställningar i signera app

Mottagare

Här kan du spara de kontakter som du brukar göra utskick till. klicka på grå icon för lägg till mottagare och lägg till nya kontakter till din personliga kontaktlista. Medan du lägger till nya mottagaren i dokument ger systemet förslag på mottagare som du sparat i din kontaktlista.

spara kontakter i signera app

Språk

Du kan välja vilket språk du vill ha men det valda språket kommer inte påverka de meddelanden som du skickar ut.

Välj språk i signera app

 

Påminnelser

Sätts på samtliga mottagaren. Välj under vilket läge du vill att påminnelsen ska skickas ut. Du kan även ange hur många dagar du vill att påminnelsen ska skickas och vilken tid. Skriv ett påmminelisemeddelande och klicka på Spara. Lägg till flera påminnelser om du vill.

lägg till påminnelser i signera app