Hem 9 Hjälpcenter 9 Verktygslådan 9 Skicka signeringsinbjudan online

Skicka elektronisk signering från skicka-vyn

Här får du hjälp med att komma igång med att skicka inbjudan till elektronisk signering online via skicka-vyn. Du kan skicka både härifrån och vår nya signeringstjänst – Signera App.

Direkt när du loggat in hamnar du i skicka-vyn och kan skicka ut dokument för signering. Vill du istället använda Signera App så väljer du det alternativet i menyn. Vi rekommenderar Signera App för signeringsinbjudan! 

Från skicka-vyn får du inte alls samma möjligheter och inställningar, men det går bra att fortsätta skicka signering härifrån!

 

Lägg till mottagare & slå på signering
Ange mottagare i Till-fältet:

Det går fint att skicka till många samtidigt och det går bra att blanda mobilnummer och epostadresser. Medan du skriver ger systemet förslag på mottagare som du sparat i din adressbok eller skickat till förut.
Landskod på mobilnummer behöver du bara ange om du skickar till nummer som inte är svenska.

Copy-paste från Excel
Har du många mottagare i en xls-fil? Kopiera hela kolumnen med nummer eller epostadresser och klistra in. Vill du ha med mottagarnas namn måste namnet stå i den högra kolumnen i xls-filen, och så kopierar du båda kolumnerna.

Lägg till från adressboken

Klicka på Ikon för adressboken till höger i Till-fältet för att söka fram mottagare från din adressbok 

Välj mottagare med etikett test

Du får automatiskt upp innehållet i din adressbok, du ser vilka etiketter du kan välja mellan och du kan också söka i värde-fälten om du importerat sådana. Modifiera din sökning tills du är nöjd, du ser hela tiden sökresultatet nere till vänster, klicka sedan på Spara urval. Klicka på Nytt urval om du vill lägga till fler mottagare med andra kriterier, är du nöjd kan du stänga rutan.
Längst till höger i Till-fältet ser du din tillagda sökning, klicka på den om du vill granska eller ändra den.
Urval i tillfältet

Slå på signering

Klicka på Ikon grå penna och ändra växlaren till På: Aktivera signering
Om du inte vill göra några andra inställningar är du klar och kan stänga rutan. Alla mottagare kommer nu att kunna signera med BankID.

Om du ofta skickar inbjudan till signering så kan du spara en mall där signering alltid är påslagen.

Skriv meddelandet & bifoga PDF

Skriv ditt meddelande till mottagaren, om du inte bifogar någon PDF så signerar mottagaren enbart ditt meddelande.

Ärenderaden används som vanligt vid utskick till mailadresser, om du skickar till mobilnummer läggs texten i ärenderaden till först i SMS:et. Tänk på att det påverkar längden på SMS:et.

Klicka på Ikon för bifoga filerför att bifoga PDF-dokument som ska signeras. Bifogar du flera PDF:er så slås de automatiskt ihop till en PDF för signering. Rekommenderad total maxstorlek är 3,5 MB.

Max storlek på PDF: 3,5MB

Vid signering så lägger vi originalfilen som en bilaga i den signerade filen, samtidigt som vi visar upp en vattenstämplad kopia tillsammans med försättsbladet i visningsläget. Detta gör att den signerade filen blir lite drygt dubbel så stor som originalet. På vår FAQ kan du läsa mer om detta.

Skicka eller schemalägg

När du är nöjd med ditt meddelande kan du välja att antingen skicka direkt, schemalägga, spara som utkast eller som mall.
Om du bara vill skicka direkt, klicka på Skicka.

Välj Skicka nu

Schemalägg - Om du inte vill skicka ditt meddelande direkt kan du schemalägga det. Ange datum och tid när du vill att vi skickar iväg det och klicka på Spara. Som standard är upprepning ej påslagen. Du kan läsa mer om schemaläggning längre ner på denna sida.

Välj tid för schemaläggning

Utkast - Om du inte är klar med ditt meddelande kan du spara det som ett utkast och göra klart det senare. Du kan läsa mer om utkast längre ner på den här sidan.

Mall - Om du ofta skickar samma typ av meddelande så kan du spara det som en mall som du enkelt kan återanvända. Du kan läsa mer om mallar längre ner på den här sidan.

Mottagaren får ett SMS eller mail

När de klickar på länken i meddelandet kan de förhandsgranska ditt meddelande innan de signerar.

Som standard signerar de med BankID.

signeringsinbjudan länk via sms och mail

Signaturerna skickas direkt tillbaka till din mail

När mottagaren signerat skickas den signerade filen direkt tillbaka till din mail. Den signerade filen är en PDF på formatet PADES, den är helt fristående och du bör arkivera den på ett lämpligt ställe där ni sparar viktiga dokument.
Du kan skriva ut filen om du även vill ha en papperskopia, men det är endast i den elektroniska filen signaturbeviset finns så den måste du spara.

När du skickar samma meddelande till flera mottagare samtidigt så kommer vi samla allas signaturer i ett och samma dokument. Varje gång en av mottagarna signerar så får du ett nytt mail med den uppdaterade filen.
Kontakta oss om du hellre vill ha en signatur per fil, det är en inställning som vi fixar manuellt.

Signatur skickas till mail

Du hittar alltid de signerade filerna i Verktygslådan på webben och du kan även ta emot dem via API om du föredrar det.

Om du skickat inbjudan till en mailadress så får även den som signerat ett mail med den signerade filen bifogad, då bara med sin egen signatur.
Kontakta oss om du hellre vill att de som signerat ska få samma samlingsfil som du får, det är en inställning som vi fixar manuellt.

 

Skydda ditt meddelande med inloggning, GDPR-säkert!

Du kan kombinera Signering med Skyddade meddelanden, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med eID eller engångskod för att kunna läsa ditt meddelande. Därefter kan de signera. Läs mer om skyddade meddelanden här.
Aktivera BankID-inloggning

Du kan skydda ditt meddelande bakom en inloggning, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med BankID eller engångskod för att kunna läsa den skyddade texten.

Klicka på Ikon grått hänglås och välj hur mottagaren ska logga in:

Inloggningsalternativ

Inloggning med BankID är valt som standard, men här kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna logga in.
Skyddat meddelande låst till personnummer
Om du inte anger något personnummer kan vem som helst logga in med BankID, och du får då en notis om vilket personnummer som loggat in.

Mer inställningar för elektronisk signering

Standardinställningar

standardinställning för signaturer
för signeringsalternativ på ditt utskick är BankID. Du kan ändra standardinställningen här, och på enstaka mottagare under Individuella inställningar.

Individuella inställningar

individuella signeringsinställningar
kan göras på enstaka mottagare. Dessa inställningar kan du även ändra efter att du skickat iväg ditt meddelande. Se nedan under administrera signaturer.

Signaturpåminnelser

signaturpåminnelser
sätts på samtliga mottagare. Ange efter hur många dagar du vill att påminnelsen ska skickas och vilken tid. Lägg till flera påminnelser om du vill.
Efter utskicket kan dessa inställningar redigeras per mottagare. Se nedan under administrera signaturer.

Signeringsalternativ

Det finns flera olika signeringsalternativ att välja mellan, klicka på pilen för att få upp dem.

Signering med olika eID

Välj vilket eID som mottagaren ska kunna använda vid signering. Standard är svenska BankID, men du kan även välja motsvarande eID för Finland, Norge eller Danmark. Du kan välja en standard för utskicket och sedan göra individuella inställningar för enstaka mottagare om du vill.

Signeringsalternativ

Signering med engångskod

Du kan välja signeringsalternativ engångskod som signeringsalternativ, klicka på pilen för att få upp valen. Engångskoden skickas till mottagaren på samma sätt som din signeringsinbjudan, antingen via mail eller SMS.
Engångskoden skapas automatiskt när mottagaren är redo att signera.

Signering på skärm

Om du väljer Signeringsalternativ rita signatursom signeringsalternativ så kan mottagaren signera genom att rita sin signatur med muspekaren eller med fingret direkt på en skärm. De får även ange ett namnförtydligande.

rita signatur på skärm

Bilden på signaturen, namnförtydligandet samt datum och tid för signeringen läggs till på försättsbladet på det signerade dokumentet.

signerat dokument med rita

Dölj personnummer
 

Om du valt att signering ska ske med BankID eller något annat eID så kan du låta personnumret döljas i den signerade filen.

signering dölj personnummer

Vi ersätter då personnumret med ett hashvärde som kan användas för att verifiera signaturen i framtiden vid behov. Detta är användbart om den som signerar inte vill att deras personnummer ska synas i klartext i det signerade dokumentet.

 
Signaturordning och tidigare signaturer
På Individuella inställningar kan du ställa in en signaturordning. Inbjudan till signering skickas till person nummer två först när person ett skrivit under, och så vidare. En eller flera personer kan ha ordning "1", och först när alla i ordning "1" har signerat, så skickas inbjudan ut till de som har ordning "2" och så vidare.

signering individuella inställningar

När du har signaturordning påslaget syns det även i förhandsgranskningen vilka som redan signerat dokumentet.

signaturordning och tidigare signatur

Vad finns bakom flikarna?

Flikarna i Verktygslådans skicka-vy

Spara som utkast
 
När du är nöjd med ett meddelande kan du spara det som ett utkast till senare. Välj Utkast nere till höger och klicka "Spara".
Spara som utkast i Verktygslådan
 
Du hittar de meddelanden som du sparat under fliken Utkast
Fliken Utkast i Verktygslådan
 
Klicka på Ikon V-formad pil nedåt för att öppna utkastet och redigera vidare.
 
 
Du kan behålla meddelandet som utkast eller skicka iväg det när du är klar.
Schemalägg dina meddelanden

Om du inte vill skicka ditt meddelande direkt kan du välja att schemalägga det istället.Välj schemalägg i Verktygslådan

Ange datum och tid du vill skicka ditt meddelande och klicka på spara.
Schemalägg och välj tid i Verktygslådan

Som standard är upprepning ej påslaget när du valt schemalägga. Klicka för att aktivera upprepning av ditt utskick.
Schemalägg med upprepning i Verktygslådan

Du kan nu välja hur ofta (varje, varannan...) och intervall (vecka/månad) ditt utskick ska upprepas. Samt vilka dagar i veckan som meddelandet skall skickas iväg. Ange även ett slutdatum, stäng fönstret när du är klar.

Vill du t.ex. upprepa ett meddelande den 1:a varje månad så väljer du startdatum i fältet innan upprepa och sedan väljer du varje månad under upprepa. Obs detta blir exakt på datum oavsett veckodag.

Du hittar du alla dina schemalagda utskick under fliken Schemalagda.

Fliken Schemalagda i Verktygslådan
Spara som mall
Ett meddelande som du använder ofta kan med fördel sparas som en mall, så du kan använda det för framtida utskick.
Välj mall nere till höger och ange ett namn och klicka på spara. I fliken Mallar hittar du dina meddelandemallar.
 
Välj spara som mall i Verktygslådan
Skickade meddelanden.
 
Här hittar du de meddelanden som skickats från Verktygslådan.
Klicka på Ikon V-formad pil nedåt för att se mer detaljer och få upp följande alternativ:
 
 
Ikon kopiera Skapa ett nytt meddelande med detta meddelande som mall
 
 
Ikon signera Administrera signaturer. Här kan du se vilka som signerat, du kan lägga till ytterligare mottagare och du kan ladda ner signerade filer.
 
 
Ikon för loggarna Kolla loggarna för bara det här utskicket.
 
 
Ikon radera Radera utskicket från Skickade-fliken. Detaljerna finns kvar i loggarna om du skulle behöva dem senare.

Inställningar i skicka-vyn

 

Ikon för bifoga filer

Bifoga en fil
För vanliga mailutskick kan du bifoga filer på upp till 10 MB.
Ska mottagaren signera filen (endast PDF) rekommenderar vi max 3,5 MB.
SMS-utskick konverteras till Länk-SMS om du bifogar en fil, där finns ingen storleksbegränsning.
För fax är det bäst att skicka PDF:er i gråskala, faxar hanterar inte färg. Innan man skickar xls-filer bör man tänka till, funktioner och grafer kan ställa till det. Konvertera hellre till PDF innan du skickar.
Aktivera BankID-inloggning

Du kan skydda ditt meddelande bakom en inloggning, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med BankID eller engångskod för att kunna läsa den skyddade texten.

Klicka på Ikon grått hänglås och välj hur mottagaren ska logga in:

Inloggningsalternativ

Inloggning med BankID är valt som standard, men här kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna logga in.
Skyddat meddelande låst till personnummer
Om du inte anger något personnummer kan vem som helst logga in med BankID, och du får då en notis om vilket personnummer som loggat in.

Ikon grå penna

Aktivera Signering

Du kan låta mottagaren signera ditt meddelande eller den bifogade filen. Mottagaren signerar med eID eller engångskod, du väljer vad som passar bäst. Dokumentet får du skickat tillbaka till din mail eller URL.

Klicka på symbolen Ikon grå penna Det finns flera olika signeringsalternativ att välja mellan:

Signeringsalternativ

Välj vilket eID som mottagaren ska kunna använda vid signering. Standard är svenska BankID, men du kan även välja motsvarande eID för Finland, Norge eller Danmark

Du kan välja engångskod som signeringsalternativ, klicka på pilen för att få upp valen. Engångskoden skickas till mottagaren på samma sätt som din signeringsinbjudan, antingen via mail eller SMS.
Engångskoden skapas automatiskt när mottagaren är redo att signera.

Om du väljer signering direkt på skärm (draw) som signeringsalternativ så kan mottagaren signera genom att rita sin signatur med muspekaren eller med fingret direkt på en skärm. De får även ange ett namnförtydligande.

Ikon grått A

Välj rätt meddelandeformat

Till höger om ärenderaden kan du välja vilket format du vill ha på ditt meddelande.

Val för meddelandeformat
Vanlig text går bra att använda till det mesta. Till exempel SMS och meddelanden som bara ska innehålla vanlig text.

Formaterad text är bra när du ska skicka mail. Du får då upp fler verktyg för att göra ett snyggt mail där du kan infoga bilder med mera.

Vanlig text/Formaterad text väljer du om du vill skicka Länk-SMS. Du kan då skriva ett kortare meddelande som SMS i fältet "Vanlig text", vi lägger automatiskt till en länk sist i SMS:et där mottagaren kan klicka om de vill se ditt formaterade meddelande som visas på en automatiskt skapad webbsida.

Det här alternativet är också bra om du skickar till mobilnummer och mailadresser samtidigt. Det formaterade meddelande skickas som ett vanligt HTML-formaterat mail till de mailadresser du skickar till.

Ikon tre prickar

Mer inställningar för meddelandet

Här kan du göra mer avancerade inställningar som bara gäller för just detta utskicket

Mer inställningar under tre prickar

SMS-leverans
Giltighetstiden bestämmer hur länge mobiloperatören försöker leverera ett SMS till mobilen. Om du till exempel skickar en mötespåminnelse en timme innan ett möte vill du kanske inte att påminnelsen levereras efter att mötet är avslutat. Ange giltighetstiden i timmar:minuter. Minsta tiden är 5 min och längsta är 72 timmar.
Giltighetstiden påverkar inte fax och epost.

Som avsändare på ditt meddelande kan du välja mellan:
- Svars-SMS, då kan mottagaren svara och svaren skickar vi till din mailadress. Vi sätter olika nummer som avsändare.
- Text, då kan mottagaren inte svara på ditt meddelande. Max 11 tecken kan sättas som textavsändare.
- Nummer, du kan sätta ditt eget mobilnummer eller ett virtuellt nummer som du hyr av oss. Mottagaren kan svara och svaren skickas till det angivna numret.
 
Mer inställningar - sms-leverans

Email-leverans

Email från namn kan sättas till valfri text. T.ex. så kan företagsnamnet sättas eller kanske en specifik avdelning som skall hantera just detta utskicket. Detta påverkar dock INTE den epostadress som används som avsändare.
Om du skriver noreply här så kan mottagaren inte svara på ditt mail.

Mer inställningar för emailleverans

Betalningsbegäran
Om ni har aktiverat funktionen och kopplat ett eller flera betalalternativ till oss så kan ni skicka betalningsbegäran via SMS eller mail. Här kan du läsa mer om betalningsbegäran.

Mer inställningar - betalningsbegäran

Ikon papperskorg

Radera meddelandet

Är du missnöjd med ditt meddelande, klicka på Ikon papperskorg för radering/rensing av ditt skrivna meddelande och börja om från början.

 

Administrera signaturer

Den här vyn hittar du dels i Skickade-fliken samt i loggarna under Ikon signera

Detta är en översikt över ditt signeringsjobb. Du ser vilka som signerat och vilka som inte gjort det.
Du kan även signera själv, bjuda in flera mottagare och göra andra ändringar.

Ladda ner signaturer, du kan ladda ner enstaka signaturer eller en samlad fil med allas signaturer.

administrera signaturer

Ändra inställningarna på en mottagare genom att klicka på redigera mottagareframför mottagaren.
andra befintliga mottagare

Bjud in fler deltagare genom att klicka på bjud in fler deltagare och ange mottagarens mobilnummer eller mailadress.
Gör önskade inställningar och lägg till ett extra meddelande om du vill och klicka på Bjud in ny deltagare så skickas inbjudan iväg.
bjud in ny deltagare

Olika signeringsalternativ

Det finns flera olika signeringsalternativ att välja mellan, klicka på pilen för att få upp dem. Väljer du ett eID kan du även välja att dölja personnumret i den signerade filen om den som signerar inte önskar att personnumret ska synas i klartext i dokumentet.
Signeringsalternativ

Dölj personnummer
 

Om du valt att signering ska ske med BankID eller något annat eID så kan du låta personnumret döljas i den signerade filen.

signering dölj personnummer

Vi ersätter då personnumret med ett hashvärde som kan användas för att verifiera signaturen i framtiden vid behov. Detta är användbart om den som signerar inte vill att deras personnummer ska synas i klartext i det signerade dokumentet.

 
Ställa in en signaturordning

På Individuella inställningar kan du ställa in en signaturordning. Inbjudan till signering skickas till person nummer två först när person ett skrivit under, och så vidare. En eller flera personer kan ha ordning "1", och först när alla i ordning "1" har signerat, så skickas inbjudan ut till de som har ordning "2" och så vidare.

individuella signeringsinställningar

Påminnelser

Lägg till påminnelser genom att klicka på Ikon påminnelser
Lägg till en eller flera påminnelser, välj vilken dag och tid de ska skickas ut.
lägg till signaturpåminnelser