Skicka Fax från verktygslådan

Här får du hjälp med att komma igång med att skicka Fax från Verktygslådan. Att skicka ett fax är lika enkelt som att skicka ett mail. Du kan skicka till alla faxmaskiner i hela världen. När du skickar ett fax, skapas ett försättsblad automatiskt med dina personliga uppgifter. Försättsbladets utseende bestämmer ni själva. Inom ett par minuter får du ett kvitto med resultatet av faxsändningen. Ingen installation krävs.

Lägg till mottagare

Ange mottagare i Till-fältet, det går fint att skicka till många samtidigt. Medan du skriver ger systemet förslag på mottagare som du sparat i din adressbok eller skickat till förut.

Om du inte skriver fax:numret i till-fältet så kan du klicka på numret och välja fax:

välj fax

Copy-paste från Excel
Har du många mottagare i en xls-fil? Kopiera hela kolumnen med faxnummer och klistra in. Vill du ha med mottagarnas namn måste namnet stå i den högra kolumnen i xls-filen, och så kopierar du båda kolumnerna.

Lägg till från adressboken

Klicka på Ikon adressbok till höger i Till-fältet för att söka fram mottagare från din adressbok 

Du får automatiskt upp innehållet i din adressbok, du ser vilka etiketter du kan välja mellan och du kan också söka i värde-fälten om du importerat sådana. Modifiera din sökning tills du är nöjd, du ser hela tiden sökresultatet nere till vänster, klicka sedan på Spara urval. Klicka på Nytt urval om du vill lägga till fler mottagare med andra kriterier, är du nöjd kan du stänga rutan.
Längst till höger i Till-fältet ser du din tillagda sökning, klicka på den om du vill granska eller ändra den. Tillagda från adressbok

faxnummer
Skriv ditt Fax

Skriv ditt meddelande som vanligt och eventuellt bifoga valfria dokument.

Dokumentformat
Allra bäst är det att skicka PDF:er i gråskala, faxar hanterar inte färg.
Innan man skickar xls-filer bör man tänka till, funktioner och grafer kan ställa till det. Konvertera hellre till PDF innan du skickar.
skicka fax
Skicka eller schemalägg

När du känner dig klar så klickar du på rullgardinsmenyn och väljer om du vill skicka nu, schemalägga eller spara som utkast. Vill du skicka direkt klickar du bara på skicka.

Schemalägg - Om du inte vill skicka ditt meddelande direkt kan du välja att schemalägga det istället. Ange datum och tiden meddelandet ska lämna TellusTalk och klicka på Spara

Schemalägg utskick

Som standard är upprepning ej påslaget när du valt att schemalägga. För att aktivera upprepning av ditt utskick. Klicka på upprepas ej och dra fliken till höger. Här kan du läsa mer om schemaläggning.

Vi tipsar om mallar - Ett meddelande som du använder ofta kan med fördel sparas som en mall, så du kan använda det för framtida utskick. Välj mall nere till höger och ange ett namn och klicka på Spara. Här kan du läsa mer om mallar.

Utkast - När du är nöjd med ett meddelande kan du spara det som ett utkast till senare.
Välj Utkast nere till höger och klicka "Spara". Här kan du läsa mer om utkast.

Ta emot fax till din mail

Hyr ett faxnummer av oss och ta emot fax direkt i din mail. Vi kan tillhandahålla lokala nummer i de flesta länder och dessa används för att vi skall kunna leverera mottagna fax till en av er vald mailadress.

Inkommande fax kommer som ett e-post meddelande med faxet som ett bifogat dokument i PDF. Du kan få inkommande fax levererade till ett eller flera alternativa e-post konton. Kontakta oss för att hyra ett nummer.

Ni behöver inte byta nummer

Många av våra kunder väljer att behålla sina egna faxnummer och vidarekoppla dem till de nummer de hyr av oss.

Försättsblad
Det här med försättsblad ska vara enkelt. Redan från allra första början har ni fungerande försättsblad som skapas med automatik för varje fax.
 
Du ändrar försättsbladet under Inställningar och Faxinställningar
 
fax-inställningar
Faxkvitto
Du kan få leveransrapporter till din mail om du vill. Detta aktiverar du under Inställningar och Faxinställningar
 
fax-inställningar
 
 
 

Vad finns bakom flikarna?

Flikarna

Spara som utkast.
 
När du är nöjd med ett meddelande kan du spara det som ett utkast till senare. Välj Utkast nere till höger och klicka "Spara".
 
spara som utkast
Du hittar de meddelanden som du sparat under fliken Utkast
Flik utkast
 
Klicka på Ikon - öppna detaljer  för att öppna utkastet och redigera vidare.
 
 
Du kan behålla meddelandet som utkast eller skicka iväg det när du är klar.
Schemalägg dina meddelanden.

Om du inte vill skicka ditt meddelande direkt kan du välja att schemalägga det istället.

Schemalägg

Ange datum och tid du vill skicka ditt meddelande och klicka på spara.

Ange tid och datum för schemalägg

Som standard är upprepning ej påslaget när du valt schemalägga. Klicka för att aktivera upprepning av ditt utskick.

Ställ in upprepning

Du kan nu välja hur ofta (varje, varannan...) och intervall (vecka/månad) ditt utskick ska upprepas. Samt vilka dagar i veckan som meddelandet skall skickas iväg. Ange även ett slutdatum, stäng fönstret när du är klar.

Du hittar du alla dina schemalagda utskick under fliken Schemalagda.

flik schemalagda
Spara som mall.
Ett meddelande som du använder ofta kan med fördel sparas som en mall, så du kan använda det för framtida utskick.
Välj mall nere till höger och ange ett namn och klicka på spara. I fliken mallar hittar du dina meddelandemallar.
 
Välj mall
 
Exempel på meddelande som sparas som mall
 

 

Tips! Använd en mall som standard för nya meddelanden

Smart om du ofta skickar samma typ av meddelanden. I mallen kan du spara text, mottagare och alla andra inställningar du gjort i ett meddelande.

 
 
Bocka i knappen och klicka sedan på Välj - klart! Nu kommer alla dina nya meddelanden använda den här mallen.
 
Om du vill skapa ett meddelande med en annan mall går du bara till Mallar och klickar på Ikon - använd som mall för nytt meddelande på den mall du vill använda så skapas direkt ett nytt meddelande med rätt inställningar.
 
Se gärna vår film med Bettina om hur man skapar mallar i verktygslådan:
 
 

 
 
Skickade meddelanden.
 
Här hittar du de meddelanden som skickats från Verktygslådan.
Klicka på Ikon - öppna detaljer för att se mer detaljer och få upp följande alternativ:
 
 
Ikon - använd som mall för nytt meddelande Skapa ett nytt meddelande med detta meddelande som mall
 
 
Ikon - blå penna Administrera signaturer. Här kan du se vilka som signerat, du kan lägga till ytterligare mottagare och du kan ladda ner signerade filer.
 
 
Ikon - loggar Kolla loggarna för bara det här utskicket.
 
 
Ikon - blå soptunna Radera utskicket från Skickade-fliken. Detaljerna finns kvar i loggarna om du skulle behöva dem senare.
 
 
 
Tips för att hålla koll på elektroniska signaturer
Om du gör många olika utskick för elektronisk signering och vill hålla koll på vilka som signerat och vilka som inte har det, så kan du ta för vana att radera utskicket från Skickade-fliken när mottagarna signerat.  Då har du bara väntande utskick liggande i Skickade-fliken.
%d bloggare gillar detta: