Skicka säkra meddelanden från verktygslådan

Här får du hjälp med att komma igång med att skicka eID-säkra meddelanden från Verktygslådan.
Som kund hos TellusTalk har du tillgång till en Verktygslåda på webben där du kan göra utskick. Ingen installation krävs.

Verktygslådans Skicka-vy
Lägg till mottagare & slå på inloggning

Ange mottagare i Till-fältet, det går fint att skicka till många samtidigt och det går bra att blanda mobilnummer och epostadresser. Medan du skriver ger systemet förslag på mottagare som du sparat i din adressbok eller skickat till förut.
Landskod på mobilnummer behöver du bara ange om du skickar till nummer som inte är svenska.

Copy-paste från Excel
Har du många mottagare i en xls-fil? Kopiera hela kolumnen med nummer eller epostadresser och klistra in. Vill du ha med mottagarnas namn måste namnet stå i den högra kolumnen i xls-filen, och så kopierar du båda kolumnerna.

Lägg till från adressboken

Klicka på Ikon adressbok till höger i Till-fältet för att söka fram mottagare från din adressbok 

Du får automatiskt upp innehållet i din adressbok, du ser vilka etiketter du kan välja mellan och du kan också söka i värde-fälten om du importerat sådana. Modifiera din sökning tills du är nöjd, du ser hela tiden sökresultatet nere till vänster, klicka sedan på Spara urval. Klicka på Nytt urval om du vill lägga till fler mottagare med andra kriterier, är du nöjd kan du stänga rutan.
Längst till höger i Till-fältet ser du din tillagda sökning, klicka på den om du vill granska eller ändra den. Tillagda från adressbok

 

Slå på säkra meddelanden

Klicka på Lås och ändra växlaren till På: Signering på

skyddat


Om du inte vill göra några andra inställningar är du klar och kan stänga rutan. Alla mottagare måste låsa upp ditt meddelande med BankID innan de kan läsa ditt meddelande.

Om du ofta skickar säkra meddelanden så kan du spara en mall där signering alltid är påslagen.

skyddat
Skriv meddelandet & ev. bifoga filer

Skriv ditt meddelande och bifoga en fil, om du vill.

Ärenderaden används som vanligt vid utskick till mailadresser, om du skickar till mobilnummer läggs texten i ärenderaden till först i SMS:et. Tänk på att det påverkar längden på SMS:et.

Klicka på Grått gem för att bifoga dokument som ska skickas med. Bifogar du flera filer så slås de automatiskt ihop till en fil.

BankID
Skicka eller schemalägg

När du känner dig klar så klickar du på rullgardinsmenyn och väljer om du vill skicka nu, schemalägga eller spara som utkast. Vill du skicka direkt klickar du bara på skicka.

Schemalägg – Om du inte vill skicka ditt meddelande direkt kan du välja att schemalägga det istället. Ange datum och tiden meddelandet ska lämna TellusTalk och klicka på Spara

Schemalägg utskick

Som standard är upprepning ej påslaget när du valt att schemalägga. För att aktivera upprepning av ditt utskick. Klicka på upprepas ej och dra fliken till höger. Här kan du läsa mer om schemaläggning.

Vi tipsar om mallar – Ett meddelande som du använder ofta kan med fördel sparas som en mall, så du kan använda det för framtida utskick. Välj mall nere till höger och ange ett namn och klicka på Spara. Här kan du läsa mer om mallar.

Utkast – När du är nöjd med ett meddelande kan du spara det som ett utkast till senare.
Välj Utkast nere till höger och klicka ”Spara”. Här kan du läsa mer om utkast.

 

 

 

 

Mottagaren får ett SMS eller mail

Mottagaren får ett meddelande som de måste klicka på länken och logga in med sitt eID eller engångskod för att kunna läsa. 

Mottagaren kan svara tillbaka till avsändaren genom att klicka på svara. Mottagaren kan även välja att blockera meddelanden från avsändaren.

Så här ser ett säkrat SMS ut

Säkrat sms

Så här ser ett säkrat mail ut

säkrat mail

Mottagaren loggar in och läser

När mottagaren klickar på länken kan de logga in med det identifieringsalternativ du valt. I det här läget kan de även svara tillbaka till dig om de undrar vad det gäller.
Skyddat klickat på länk

Efter inloggningen visas innehållet i ditt skyddade meddelande, även de filer som du eventuellt bifogat. Även här kan mottagaren svara tillbaka till dig.
Skyddat inloggad

Lägg till signering på ditt skyddade meddelande, GDPR-säkert!

Du kan kombinera Signering med Säkra meddelanden, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med eID eller engångskod för att kunna läsa den skyddade texten. Därefter kan de signera. Läs mer om elektronisk signering här.

 

Kombinera eID-inloggning och Signering

Du kan kombinera Signering med Skyddade meddelanden, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med eID eller engångskod för att kunna läsa den skyddade texten. Därefter kan de signera.

Klicka på och välj hur mottagaren ska logga in:

Inloggning med BankID är valt som standard, men här kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna logga in.
Ställ in personnummer
Om du inte anger något personnummer kan vem som helst logga in med BankID, och du får då en notis om vilket personnummer som loggat in.

Klicka sedan på  grå penna och välj signeringalternativ

Signeringsalternativ

Som standard är det alltid signering med BankID.

Vill du inte skicka ditt meddelande med signatursordning eller lägga till påminnelser kan du bara klicka på krysset uppe i högre hörnet och skriva ditt meddelande och skicka iväg.

Dölj personnummer
 

Om du valt att signering ska ske med BankID eller något annat eID så kan du låta personnumret döljas i den signerade filen.

Dölj personnummer

Vi ersätter då personnumret med ett hashvärde som kan användas för att verifiera signaturen i framtiden vid behov. Detta är användbart om den som signerar inte vill att deras personnummer ska synas i klartext i det signerade dokumentet.

 
Ställa in en signaturordning
På Individuella inställningar när du klickat på symbolen grå penna kan du ställa in en signaturordning. Inbjudan till signering skickas till person nummer två först när person ett skrivit under, och så vidare. En eller flera personer kan ha ordning ”1”, och först när alla i ordning ”1” har signerat, så skickas inbjudan ut till de som har ordning ”2” och så vidare.

Välj signatursordning

Signaturpåminnelser

Är valfritt och sätts på samtliga mottagare när du har klickat på symbolen grå penna och valt fliken signaturpåminnelser.

Välj datum och tid och klicka på plusset, när du är klar kryssar den ner rutan längst upp i högre hörnet.

sign påminnelse

Efter utskicket kan dessa inställningar redigeras per mottagare.

Vad finns bakom flikarna?

Flikarna

Spara som utkast
 
När du är nöjd med ett meddelande kan du spara det som ett utkast till senare. Välj Utkast nere till höger och klicka "Spara".
 
spara som utkast
Du hittar de meddelanden som du sparat under fliken Utkast
Flik utkast
 
Klicka på Ikon - öppna detaljer  för att öppna utkastet och redigera vidare.
 
 
Du kan behålla meddelandet som utkast eller skicka iväg det när du är klar.
Schemalägg dina meddelanden

Om du inte vill skicka ditt meddelande direkt kan du välja att schemalägga det istället.

Schemalägg

Ange datum och tid du vill skicka ditt meddelande och klicka på spara.

Ange tid och datum för schemalägg

Som standard är upprepning ej påslaget när du valt schemalägga. Klicka för att aktivera upprepning av ditt utskick.

Ställ in upprepning

Du kan nu välja hur ofta (varje, varannan...) och intervall (vecka/månad) ditt utskick ska upprepas. Samt vilka dagar i veckan som meddelandet skall skickas iväg. Ange även ett slutdatum, stäng fönstret när du är klar.

Du hittar du alla dina schemalagda utskick under fliken Schemalagda.

flik schemalagda
Spara som mall
Ett meddelande som du använder ofta kan med fördel sparas som en mall, så du kan använda det för framtida utskick.
Välj mall nere till höger och ange ett namn och klicka på spara. I fliken mallar hittar du dina meddelandemallar.
 
Välj mall
 
Exempel på meddelande som sparas som mall
 

 

Tips! Använd en mall som standard för nya meddelanden

Smart om du ofta skickar samma typ av meddelanden. I mallen kan du spara text, mottagare och alla andra inställningar du gjort i ett meddelande.

 
 
Bocka i knappen och klicka sedan på Välj - klart! Nu kommer alla dina nya meddelanden använda den här mallen.
 
Om du vill skapa ett meddelande med en annan mall går du bara till Mallar och klickar på Ikon - använd som mall för nytt meddelande på den mall du vill använda så skapas direkt ett nytt meddelande med rätt inställningar.
 
Se gärna vår film med Bettina om hur man skapar mallar i verktygslådan:
 
 

 
 
Skickade meddelanden
 
Här hittar du de meddelanden som skickats från Verktygslådan.
Klicka på Ikon - öppna detaljer för att se mer detaljer och få upp följande alternativ:
 
 
Ikon - använd som mall för nytt meddelande Skapa ett nytt meddelande med detta meddelande som mall
 
 
Ikon - blå penna Administrera signaturer. Här kan du se vilka som signerat, du kan lägga till ytterligare mottagare och du kan ladda ner signerade filer.
 
 
Ikon - loggar Kolla loggarna för bara det här utskicket.
 
 
Ikon - blå soptunna Radera utskicket från Skickade-fliken. Detaljerna finns kvar i loggarna om du skulle behöva dem senare.
 
 
 
Tips för att hålla koll på elektroniska signaturer
Om du gör många olika utskick för elektronisk signering och vill hålla koll på vilka som signerat och vilka som inte har det, så kan du ta för vana att radera utskicket från Skickade-fliken när mottagarna signerat.  Då har du bara väntande utskick liggande i Skickade-fliken.

Mer inställningar i skicka-vyn

 

Grått A meddelandeformat
Välj rätt meddelandeformat

Till höger om ärenderaden kan du välja vilket format du vill ha på ditt meddelande.


Vanlig text går bra att använda till det mesta. Till exempel SMS och meddelanden som bara ska innehålla vanlig text.

Formaterad text är bra när du ska skicka mail. Du får då upp fler verktyg för att göra ett snyggt mail där du kan infoga bilder med mera.

Vanlig text/Formaterad text väljer du om du vill skicka Länk-SMS. Du kan då skriva ett kortare meddelande som SMS i fältet "Vanlig text", vi lägger automatiskt till en länk sist i SMS:et där mottagaren kan klicka om de vill se ditt formaterade meddelande som visas på en automatiskt skapad webbsida. 

Det här alternativet är också bra om du skickar till mobilnummer och mailadresser samtidigt. Det formaterade meddelande skickas som ett vanligt HTML-formaterat mail till de mailadresser du skickar till.

Tre prickar
Mer inställningar för meddelandet

Här kan du göra mer avancerade inställningar som bara gäller för just detta utskicket

SMS-leverans
Giltighetstiden bestämmer hur länge mobiloperatören försöker leverera ett SMS till mobilen. Om du till exempel skickar en mötespåminnelse en timme innan ett möte vill du kanske inte att påminnelsen levereras efter att mötet är avslutat. Ange giltighetstiden i timmar:minuter. Minsta tiden är 5 min och längsta är 72 timmar.
Giltighetstiden påverkar inte fax och epost.

Som avsändare på ditt meddelande kan du välja mellan:
- Svars-SMS, då kan mottagaren svara och svaren skickar vi till din mailadress. Vi sätter olika nummer som avsändare.
- Text, då kan mottagaren inte svara på ditt meddelande. Max 11 tecken kan sättas som textavsändare.
- Nummer, du kan sätta ditt eget mobilnummer eller ett virtuellt nummer som du hyr av oss. Mottagaren kan svara och svaren skickas till det angivna numret.
 
 

Email-leverans

Email från namn kan sättas till valfri text. T.ex. så kan företagsnamnet sättas eller kanske en specifik avdelning som skall hantera just detta utskicket. Detta påverkar dock INTE den epostadress som används som avsändare.
Om du skriver noreply här så kan mottagaren inte svara på ditt mail.
 

Betalningsbegäran 
Om ni har aktiverat funktionen och kopplat ett eller flera betalalternativ till oss så kan ni skicka betalningsbegäran via SMS eller mail. Här kan du läsa mer om betalningsbegäran.

Går papperskorg
Radera meddelandet

Är du missnöjd med ditt meddelande, klicka på Går papperskorg för radering/rensing av ditt skrivna meddelande och börja om från början.

 

SMS-delar
Längst ner i fältet för "Vanlig text" finns en räknare som visar antal tecken i meddelandet.
 
 
 
Denna räknare är en hjälp för dig när du skickar SMS, så att du vet ungefär hur många SMS-delar ditt meddelande kommer att bli. Tänk på att ärenderaden och andra texter kan läggas till utöver det som står i det här fältet.
 
Testa ett SMS till dig själv om du är osäker.  Ett meddelande som innehåller fler än 160 tecken delas upp i det antal SMS som behövs för rymma texten. Du kan skicka upp till 1224 tecken, vilket delas upp på max 8 SMS-delar.
 
Antal delar kan begränsas av användarens och/eller kontots SMS-inställningar. Där kan du ange om du vill begränsa möjligheten att skicka många SMS-delar. Varje del kostar som ett SMS.
Om ditt meddelande är längre än det antal delar du angivit så klipps slutet bort.
Provskicka

Innan du skickar ett meddelande kan du provskicka det till dig själv för att se hur det ser ut och hur många SMS-delar det blir.

Om du ska lägga till mottagare direkt i adressfältet

Börja med att sätta dig själv som mottagare och skicka till dig själv tills du är nöjd. Gå till Skickade-fliken och använd ett meddelande du var nöjd med som mall för ett nytt meddelande.
Du ser i Loggarna hur många SMS-delar det blev:
Logg SMS-delar

Om du ska skicka till mottagare från din adressbok Ikon adressbok

När du väljer mottagare från en adressbok så används adressbokens egna inställningar för hur utskicket ska se ut. Därför måste du lägga till dig själv i den aktuella adressboken först, sätt etiketten "Test" på dig själv så blir det enkelt att skicka bara till dig.
Adressbok med testmottagare

I Till-fältet väljer du Ikon adressbok och söker fram dig själv genom att bocka i "Test" bland etiketterna, spara urval och stäng fönstret.Skicka till adressbok testmottagare

Test i Till-fältetNu kommer du få samma inställningar som de andra i adressboken. Skicka ditt meddelande tills du är nöjd. Gå till Skickade-fliken och använd det meddelande du var nöjd med som mall för ett nytt meddelande.
Du ser i Loggarna hur många SMS-delar det blev:
Logg SMS-delar

När allt ser bra ut kan du söka fram de övriga mottagarna från adressboken och skicka ditt meddelande till alla.

 

%d bloggare gillar detta: