God Assistans har omkring 2 000 anställda och skriver varje år runt 500 anställningsavtal.
Med hjälp av Office 365-paketet som grund byggde de in elektronisk signering i sitt arbetsflöde. Det sparar arbetstid!
Niklas Hedborg på God Assistans beskriver inte sig själv som teknisk. När han letade en lösning för att digitalisera avtalshanteringen tänkte han utifrån de system som företaget redan jobbade i. Nämligen Office 365-paketet.
Han kopplade TellusTalks signeringslösning via Microsofts Power Automate (som tidigare hette Microsoft Flow), som är ett verktyg för att hantera system. Det är ett tillägg till Office 365.
Vill du veta mer: boka en demo så visar vi hur smidig vår lösning är!
Hur kopplade du ihop TellusTalks tjänster med Power Automate med hjälp av API?
– Jag är som sagt inte en tekniker. När jag väl frågade fick jag bra hjälp av TellusTalks support. Egentligen handlade det mer om att ha tålamod och följa instruktioner, att fylla i rätt uppgifter på rätt ställe inne i Power Automate. Om jag skulle göra om det nu skulle det gå fort! säger Niklas Hedborg.
Niklas Hedborg på företaget God Assistans. God Assistans tjänar mycket tid och möda genom elektronisk signering av avtal.
Hur ser ert arbetsflöde kring avtal ut?
– Den anställde fyller i sina uppgifter via ett formulär på webben. Microsoft SharePoint samlar uppgiften och systemet skickar uppgifterna i ett mejl till handläggarna och berättar att det finns uppgifter att granska.
– Handläggarna kompletterar med uppgifter om lön och trycker på en knapp för att göra kontraktet till en PDF och så skickas en inbjudan ut till elektronisk signering av avtalet.
Hur mycket tid sparar ni?
– Innan vi digitaliserade flödet tog hanteringen av ett kontrakt mellan fem och tio dagar. Det tar ju tid att få tillbaks papper med postgång. Nu tar hela processen mellan 15 och 30 minuter.
Är ni nöjda?
– Ja, absolut!
– Vår automatiseringsresa började med att vi fyllde i en mall i Word. Sedan byggde vi på. Med hjälp av Share Point byggdes ett register. När hela flödet fanns så blev det naturligt att bygga ihop det hela och koppla in TellusTalks signeringslösning som bygger på identifikation med hjälp av BankID.
Det här är God Assistans
Barndomsvännerna Mikael och Martin från Malmberget startade företaget God Assistans tillsammans.
Mikaels son Hugo föddes med en allvarlig hjärnmissbildning och har haft personlig assistans sedan han var 10 månader gammal. Mikael sade upp sig från chefsposten på ett stort amerikanskt bolag för att fokusera på familjen och byta karriär.
Vännen Martin har jobbat inom vård och omsorg större delen av sitt yrkesliv. Sedan 2005 har han arbetat som chef inom personlig assistans.
Nu driver de God Assistans tillsammans, ett företag som knoppats av i flera delar som God Juridik och God Omsorg.
Företaget har nu verksamhet i 11 städer, från Luleå till Malmö.
Det här är Power Automate
Det är Microsofts verktyg för att ansluta datakällor eller något allmänt tillgängligt API.
Med hjälp av verktyget kan man bland annat skicka automatiska påminnelser för förfallna uppgifter, flytta affärsdata mellan system enligt schema eller – bygga in möjligheten att skicka ut inbjudan till elektronisk signering.
TellusTalks signeringstjänster är lätta att bygga in med hjälp av API, du hittar alla uppgifter du behöver på våra Wiki-sidor.
