Sign App – en bättre lösning för digitala signaturer!
Skapa mallar och kontaktlista, anpassa utskicket med logga och text under inställningar. Välj mellan flera signeringsalternativ, lägg till deltagare med olika roller och sätt signeringsordning, skydda meddelandet med inloggning. Följ upp i översikten, se status och skicka påminnelser vid behov.
1. Skapa nytt eller använd en mall
Välj Sign App i menyn till vänster. Klicka på Skapa nytt eller på en mall du sparat sedan tidigare.
Klicka på Namnlöst signeringsjobb, då det kommer med i utskicket namnge jobbet så att mottagarna förstår innehållet.
2. Bifoga dokument för signering
Bifoga en eller flera PDF:er som ska signeras. Dokument signeras var för sig, växlaren Signera tillsammans slår ihop dokumenten till en signatur. Rekommenderad maxstorlek är 100 MB.
+ Stöddokument
Du kan även skicka med andra dokument i valfritt format som inte ska signeras.
PDF-formulär för mottagare att fylla i
Bifoga en PDF med ifyllbara fält där mottagaren själv fyller i sina uppgifter före signering.
Ange vem som ska fylla i
De deltagare som ska kunna fylla i fälten i den ifyllbara PDF:en måste få rollen Granska och även behörigheten Redigera filer. Detta anger du under fliken Roller när du lägger till deltagaren.
För att ändra roller på deltagare som redan har lagts till klickar du på pilen till höger om deltagarens namn och väljer Redigera uppgifter
Tips!
Ge dig själv rollen Granska så kan du kontrollera att mottagaren fyllt i alla fält är korrekt innan du slutgodkänner dokumentet och aktiverar möjligheten för deltagare att signera. När alla granskare godkänt dokumentet går det inte längre att redigera det.
3. Lägg till deltagare
Fyll i namn och ange mottagarens mejladress eller mobilnummer. Finns det mottagare i din kontaktlista kommer de upp som förslag när du börjar skriva, upprepa för att lägga till fler deltagare. Signering med BankID är förvalt för att ändra kika på signeringsalternativ.
4. Skicka inbjudan
När du klickat på skicka får du granska, och möjlighet att justera text och logga i inbjudan innan den skickas iväg.
Enkel och smart Översikt
När du loggar in i Sign App får du en tydlig översikt som visar status på utskicken. Du kan enkelt söka och filtrera.
Fler smarta funktioner!
Mallar
För att skapa en mall gör du ett nytt jobb eller utgår från ett redan färdigt eller pågående signeringsjobb. Längst ner till höger under Alternativ välj Spara som mall. Namnet du ger mallen kommer automatiskt upp som namnförslag på nya signeringsjobb.
Skapa Kontakter
Under Inställningar och Kontakter kan du lägga upp dina återkommande deltagare och göra eventuella specialinställningar. Du kan ställa in så att personen alltid döljer sitt personnummer vid signering eller att personen ska granska innan underskrift.
Sparade Kontakter
Dyker upp som förslag när du lägger till deltagare i ett signeringsjobb, alla inställningar du gjort på kontakten följer med så som att till exempel dölja personnumret.
Signeringsalternativ
Utöver signering med BankID kan du låta deltagare signera med fler alternativ.
För de deltagare som ska signera finns det extra funktioner du kan lägga till.
Lås signeringen till ett specifikt personnummer genom att klicka på hänglåset och ange personnumret. Endast det angivna personnumret kan signera via inbjudningslänken.
Personnumret kan döljas och ersättas med ett hashvärde i den signerade filen med växlaren Dölj personnummer.
Skydda dokument med inloggning
Under fliken Inloggning kan du välja om mottagaren ska logga in med BankID eller en engångskod.
BankID-inloggning – klicka på hänglåset och ange det personnummer som får logga in. Om du inte anger personnummer kan vem som helst logga in, men du kan se i efterhand vem som läst dokumentet.
Engångskod – genererar unika koder i SMSet/mejlet som mottagaren använder för att logga in med.
Signeringsordning
Under fliken Signering kan du ange signeringsordning på deltagarna, de som har ordning 2 får sin inbjudan först när alla i ordning 1 har signerat.
Ordning 2 går att välja först när man lagt upp minst en deltagare i ordning 1, ytterligare nivåer läggs till vartefter du lägger till deltagare.
Välj olika Roller på deltagare
Granskare – måste godkänna dokumenten innan signeringsfasen påbörjas. I granskningsfasen är det fortfarande möjligt att enkelt byta ut de bifogade dokumenten. Under fliken Roller: bocka i Granska.
Om deltagaren ska kunna fylla i PDF-formulär behöver den även få rollen Redigera filer.
Åskådare – får inbjudan och statusuppdateringar för signeringsjobbet och kan även ladda ner den signerade filen utan att signera. Under fliken Signering väljer du signeringsmetod Ska ej signera på deltagare som bara ska vara Åskådare.
Du kan se deltagarnas roller och följa status på arbetsprocessen i ringen till höger om namnet.
Se status på jobbet
När signeringsjobbet är öppet ser du i översikten till höger var i signeringsprocessen var och en befinner sig. Har deltagaren signerat är ringen grön!
Kika närmare på händelser
På fliken Händelser ser du detaljer kring allt som hänt sedan jobbstart.
Har mottagaren glömt att signera?
Skicka en Påminnelse genom att klicka på pilen till höger om deltagarens namn.
Du kan även kopiera Inbjudningslänken och skicka med mejl.
Ändra grundinställningar
Anpassa dina inställningar för framtida utskick så det passar dig bättre.
