Skicka inbjudan till elektronisk signering från verktygslådan

Här får du hjälp med att komma igång med att skicka inbjudan till elektronisk signering från Verktygslådan.
Som kund hos TellusTalk har du tillgång till en Verktygslåda på webben där du kan göra utskick. Ingen installation krävs.

Verktygslådans Skicka-vy
Lägg till mottagare & slå på signering

Ange mottagare i Till-fältet, det går fint att skicka till många samtidigt och det går bra att blanda mobilnummer och epostadresser. Medan du skriver ger systemet förslag på mottagare som du sparat i din adressbok eller skickat till förut.
Landskod på mobilnummer behöver du bara ange om du skickar till nummer som inte är svenska.

Copy-paste från Excel
Har du många mottagare i en xls-fil? Kopiera hela kolumnen med nummer eller epostadresser och klistra in. Vill du ha med mottagarnas namn måste namnet stå i den högra kolumnen i xls-filen, och så kopierar du båda kolumnerna.

Lägg till från adressboken

Klicka på Ikon adressbok till höger i Till-fältet för att söka fram mottagare från din adressbok 

Du får automatiskt upp innehållet i din adressbok, du ser vilka etiketter du kan välja mellan och du kan också söka i värde-fälten om du importerat sådana. Modifiera din sökning tills du är nöjd, du ser hela tiden sökresultatet nere till vänster, klicka sedan på Spara urval. Klicka på Nytt urval om du vill lägga till fler mottagare med andra kriterier, är du nöjd kan du stänga rutan. 
Längst till höger i Till-fältet ser du din tillagda sökning, klicka på den om du vill granska eller ändra den. Tillagda från adressbok

Slå på signering

Klicka på Grå penna och ändra växlaren till På: Signering på 
Om du inte vill göra några andra inställningar är du klar och kan stänga rutan. Alla mottagare kommer nu att kunna signera med BankID.

Om du ofta skickar inbjudan till signering så kan du spara en mall där signering alltid är påslagen. 

Tillfältet med sign
Skriv meddelandet & bifoga PDF

Skriv ditt meddelande till mottagaren, om du inte bifogar någon PDF så signerar mottagaren enbart ditt meddelande.

Ärenderaden används som vanligt vid utskick till mailadresser, om du skickar till mobilnummer läggs texten i ärenderaden till först i SMS:et. Tänk på att det påverkar längden på SMS:et.

Klicka på Grått gem för att bifoga PDF-dokument som ska signeras. Bifogar du flera PDF:er så slås de automatiskt ihop till en PDF för signering. Rekommenderad total maxstorlek är 3,5 MB.

Skriv ditt meddelande
Skicka eller schemalägg

När du känner dig klar så klickar du på rullgardinsmenyn och väljer om du vill skicka nu, schemalägga eller spara som utkast. Vill du skicka direkt klickar du bara på skicka.

Schemalägg - Om du inte vill skicka ditt meddelande direkt kan du välja att schemalägga det istället. Ange datum och tiden meddelandet ska lämna TellusTalk och klicka på Spara

Schemalägg utskick

Som standard är upprepning ej påslaget när du valt att schemalägga. För att aktivera upprepning av ditt utskick. Klicka på upprepas ej och dra fliken till höger. Här kan du läsa mer om schemaläggning.

Vi tipsar om mallar - Ett meddelande som du använder ofta kan med fördel sparas som en mall, så du kan använda det för framtida utskick. Välj mall nere till höger och ange ett namn och klicka på Spara. Här kan du läsa mer om mallar.

Utkast - När du är nöjd med ett meddelande kan du spara det som ett utkast till senare.
Välj Utkast nere till höger och klicka "Spara". Här kan du läsa mer om utkast.

Mottagaren får ett SMS eller mail

När de klickar på länken i meddelandet kan de förhandsgranska ditt meddelande innan de signerar.

Som standard signerar de med BankID.

Signeringsinbjudan i mailen

Signaturerna skickas direkt tillbaka till din mail

När mottagaren signerat skickas den signerade filen direkt tillbaka till din mail. Den signerade filen är en PDF på formatet PADES, den är helt fristående och du bör arkivera den på ett lämpligt ställe där ni sparar viktiga dokument.
Du kan skriva ut filen om du även vill ha en papperskopia, men det är endast i den elektroniska filen signaturbeviset finns så den måste du spara.

När du skickar samma meddelande till flera mottagare samtidigt så kommer vi samla allas signaturer i ett och samma dokument. Varje gång en av mottagarna signerar så får du ett nytt mail med den uppdaterade filen.
Kontakta oss om du hellre vill ha en signatur per fil, det är en inställning som vi fixar manuellt.

Signatur skickas till mailen

Du hittar alltid de signerade filerna i Verktygslådan på webben och du kan även ta emot dem via API om du föredrar det.

Om du skickat inbjudan till en mailadress så får även den som signerat ett mail med den signerade filen bifogad, då bara med sin egen signatur.
Kontakta oss om du hellre vill att de som signerat ska få samma samlingsfil som du får, det är en inställning som vi fixar manuellt.

 

Max storlek på PDF: 3,5MB

Vid signering så lägger vi originalfilen som en bilaga i den signerade filen, samtidigt som vi visar upp en vattenstämplad kopia tillsammans med försättsbladet i visningsläget. Detta gör att den signerade filen blir lite drygt dubbel så stor som originalet. På vår FAQ kan du läsa mer om detta.

Skydda ditt meddelande med inloggning, GDPR-säkert!

Du kan kombinera Signering med Skyddade meddelanden, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med eID eller engångskod för att kunna läsa ditt meddelande. Därefter kan de signera. Läs mer om skyddade meddelanden här.
Kombinera med BankID-inloggning

Du kan kombinera Signering med Skyddade meddelanden, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med BankID eller engångskod för att kunna läsa den skyddade texten. Därefter kan de signera.

Klicka på och välj hur mottagaren ska logga in:

Inloggning med BankID är valt som standard, men här kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna logga in.
Ställ in personnummer
Om du inte anger något personnummer kan vem som helst logga in med BankID, och du får då en notis om vilket personnummer som loggat in.

Se gärna vår film om hur man skyddar ett meddelande med engångskod

Mer inställningar för elektronisk signering

Signeringsinställningar std

Standardinställningar

för signeringsalternativ på ditt utskick är BankID. Du kan ändra standardinställningen här, och på enstaka mottagare under Individuella inställningar.

Individuella inställningar för signering

Individuella inställningar

kan göras på enstaka mottagare. Dessa inställningar kan du även ändra efter att du skickat iväg ditt meddelande. Se nedan under administrera signaturer.

Signeringsinställningar påminnelser

Signaturpåminnelser

sätts på samtliga mottagare. Ange efter hur många dagar du vill att påminnelsen ska skickas och vilken tid. Lägg till flera påminnelser om du vill.
Efter utskicket kan dessa inställningar redigeras per mottagare. Se nedan under administrera signaturer.

Signeringsalternativ

Det finns flera olika signeringsalternativ att välja mellan, klicka på pilen för att få upp dem.

sign.alt

Signering med olika eID

Välj vilket eID som mottagaren ska kunna använda vid signering. Standard är svenska BankID, men du kan även välja motsvarande eID för Finland, Norge eller Danmark. Du kan välja en standard för utskicket och sedan göra individuella inställningar för enstaka mottagare om du vill.

valfritt

Signering med engångskod

Du kan välja Alternativ engångskod som signeringsalternativ, klicka på pilen för att få upp valen. Engångskoden skickas till mottagaren på samma sätt som din signeringsinbjudan, antingen via mail eller SMS.
Engångskoden skapas automatiskt när mottagaren är redo att signera.

Signering på skärm

Om du väljer Draw signature som signeringsalternativ så kan mottagaren signera genom att rita sin signatur med muspekaren eller med fingret direkt på en skärm. De får även ange ett namnförtydligande.

Signering på skärm

Bilden på signaturen, namnförtydligandet samt datum och tid för signeringen läggs till på försättsbladet på det signerade dokumentet.

Siignerat dokument med draw

Dölj personnummer
 

Om du valt att signering ska ske med BankID eller något annat eID så kan du låta personnumret döljas i den signerade filen.

Dölj personnummer

Vi ersätter då personnumret med ett hashvärde som kan användas för att verifiera signaturen i framtiden vid behov. Detta är användbart om den som signerar inte vill att deras personnummer ska synas i klartext i det signerade dokumentet.

 
Signaturordning och tidigare signaturer
På Individuella inställningar kan du ställa in en signaturordning. Inbjudan till signering skickas till person nummer två först när person ett skrivit under, och så vidare. En eller flera personer kan ha ordning "1", och först när alla i ordning "1" har signerat, så skickas inbjudan ut till de som har ordning "2" och så vidare.

Välj signatursordning

När du har signaturordning påslaget syns det även i förhandsgranskningen vilka som redan signerat dokumentet.

Signaturordning och tidigare signatur

Vad finns bakom flikarna?

Flikarna

Spara som utkast.
 
När du är nöjd med ett meddelande kan du spara det som ett utkast till senare. Välj Utkast nere till höger och klicka "Spara".
 
spara som utkast
Du hittar de meddelanden som du sparat under fliken Utkast
Flik utkast
 
Klicka på Ikon - öppna detaljer  för att öppna utkastet och redigera vidare.
 
 
Du kan behålla meddelandet som utkast eller skicka iväg det när du är klar.
Schemalägg dina meddelanden.

Om du inte vill skicka ditt meddelande direkt kan du välja att schemalägga det istället.

Schemalägg

Ange datum och tid du vill skicka ditt meddelande och klicka på spara.

Ange tid och datum för schemalägg

Som standard är upprepning ej påslaget när du valt schemalägga. Klicka för att aktivera upprepning av ditt utskick.

Ställ in upprepning

Du kan nu välja hur ofta (varje, varannan...) och intervall (vecka/månad) ditt utskick ska upprepas. Samt vilka dagar i veckan som meddelandet skall skickas iväg. Ange även ett slutdatum, stäng fönstret när du är klar.

Du hittar du alla dina schemalagda utskick under fliken Schemalagda.

flik schemalagda
Spara som mall.
Ett meddelande som du använder ofta kan med fördel sparas som en mall, så du kan använda det för framtida utskick.
Välj mall nere till höger och ange ett namn och klicka på spara. I fliken mallar hittar du dina meddelandemallar.
 
Välj mall
 
Exempel på meddelande som sparas som mall
 

 

Tips! Använd en mall som standard för nya meddelanden

Smart om du ofta skickar samma typ av meddelanden. I mallen kan du spara text, mottagare och alla andra inställningar du gjort i ett meddelande.

 
 
Bocka i knappen och klicka sedan på Välj - klart! Nu kommer alla dina nya meddelanden använda den här mallen.
 
Om du vill skapa ett meddelande med en annan mall går du bara till Mallar och klickar på Ikon - använd som mall för nytt meddelande på den mall du vill använda så skapas direkt ett nytt meddelande med rätt inställningar.
 
Se gärna vår film med Bettina om hur man skapar mallar i verktygslådan:
 
 

 
 
Skickade meddelanden.
 
Här hittar du de meddelanden som skickats från Verktygslådan.
Klicka på Ikon - öppna detaljer för att se mer detaljer och få upp följande alternativ:
 
 
Ikon - använd som mall för nytt meddelande Skapa ett nytt meddelande med detta meddelande som mall
 
 
Ikon - blå penna Administrera signaturer. Här kan du se vilka som signerat, du kan lägga till ytterligare mottagare och du kan ladda ner signerade filer.
 
 
Ikon - loggar Kolla loggarna för bara det här utskicket.
 
 
Ikon - blå soptunna Radera utskicket från Skickade-fliken. Detaljerna finns kvar i loggarna om du skulle behöva dem senare.
 
 
 
Tips för att hålla koll på elektroniska signaturer
Om du gör många olika utskick för elektronisk signering och vill hålla koll på vilka som signerat och vilka som inte har det, så kan du ta för vana att radera utskicket från Skickade-fliken när mottagarna signerat.  Då har du bara väntande utskick liggande i Skickade-fliken.

Mer inställningar i skicka-vyn

 

bilaga
Bifoga en fil
För vanliga mailutskick kan du bifoga filer på upp till 10 MB.
Ska mottagaren signera filen (endast PDF) rekommenderar vi max 3,5 MB.
SMS-utskick konverteras till Länk-SMS om du bifogar en fil, där finns ingen storleksbegränsning.
För fax är det bäst att skicka PDF:er i gråskala, faxar hanterar inte färg. Innan man skickar xls-filer bör man tänka till, funktioner och grafer kan ställa till det. Konvertera hellre till PDF innan du skickar.
Kombinera med BankID-inloggning

Du kan kombinera Signering med Skyddade meddelanden, det kan vara bra om det är avtal eller annan känslig information som skickas. Mottagaren måste då först logga in med BankID eller engångskod för att kunna läsa den skyddade texten. Därefter kan de signera.

Klicka på och välj hur mottagaren ska logga in:

Inloggning med BankID är valt som standard, men här kan du också ange vilket eller vilka personnummer som ska kunna logga in.
Ställ in personnummer
Om du inte anger något personnummer kan vem som helst logga in med BankID, och du får då en notis om vilket personnummer som loggat in.

Se gärna vår film om hur man skyddar ett meddelande med engångskod

Grått A meddelandeformat
Välj rätt meddelandeformat

Till höger om ärenderaden kan du välja vilket format du vill ha på ditt meddelande.


Vanlig text går bra att använda till det mesta. Till exempel SMS och meddelanden som bara ska innehålla vanlig text.

Formaterad text är bra när du ska skicka mail. Du får då upp fler verktyg för att göra ett snyggt mail där du kan infoga bilder med mera.

Vanlig text/Formaterad text väljer du om du vill skicka Länk-SMS. Du kan då skriva ett kortare meddelande som SMS i fältet "Vanlig text", vi lägger automatiskt till en länk sist i SMS:et där mottagaren kan klicka om de vill se ditt formaterade meddelande som visas på en automatiskt skapad webbsida. 

Det här alternativet är också bra om du skickar till mobilnummer och mailadresser samtidigt. Det formaterade meddelande skickas som ett vanligt HTML-formaterat mail till de mailadresser du skickar till.

Tre prickar
Mer inställningar för meddelandet

Här kan du göra mer avancerade inställningar som bara gäller för just detta utskicket

SMS-leverans
Giltighetstiden bestämmer hur länge mobiloperatören försöker leverera ett SMS till mobilen. Om du till exempel skickar en mötespåminnelse en timme innan ett möte vill du kanske inte att påminnelsen levereras efter att mötet är avslutat. Ange giltighetstiden i timmar:minuter. Minsta tiden är 5 min och längsta är 72 timmar.
Giltighetstiden påverkar inte fax och epost.

Som avsändare på ditt meddelande kan du välja mellan:
- Svars-SMS, då kan mottagaren svara och svaren skickar vi till din mailadress. Vi sätter olika nummer som avsändare.
- Text, då kan mottagaren inte svara på ditt meddelande. Max 11 tecken kan sättas som textavsändare.
- Nummer, du kan sätta ditt eget mobilnummer eller ett virtuellt nummer som du hyr av oss. Mottagaren kan svara och svaren skickas till det angivna numret.
 
 

Email-leverans

Email från namn kan sättas till valfri text. T.ex. så kan företagsnamnet sättas eller kanske en specifik avdelning som skall hantera just detta utskicket. Detta påverkar dock INTE den epostadress som används som avsändare.
Om du skriver noreply här så kan mottagaren inte svara på ditt mail.
 

Betalningsbegäran 
Om ni har aktiverat funktionen och kopplat ett eller flera betalalternativ till oss så kan ni skicka betalningsbegäran via SMS eller mail. Här kan du läsa mer om betalningsbegäran.

Går papperskorg
Radera meddelandet

Är du missnöjd med ditt meddelande, klicka på Går papperskorg för radering/rensing av ditt skrivna meddelande och börja om från början..

 

SMS-delar
Längst ner i fältet för "Vanlig text" finns en räknare som visar antal tecken i meddelandet.
 
 
 
Denna räknare är en hjälp för dig när du skickar SMS, så att du vet ungefär hur många SMS-delar ditt meddelande kommer att bli. Tänk på att ärenderaden och andra texter kan läggas till utöver det som står i det här fältet.
 
Testa ett SMS till dig själv om du är osäker.  Ett meddelande som innehåller fler än 160 tecken delas upp i det antal SMS som behövs för rymma texten. Du kan skicka upp till 1224 tecken, vilket delas upp på max 8 SMS-delar.
 
Antal delar kan begränsas av användarens och/eller kontots SMS-inställningar. Där kan du ange om du vill begränsa möjligheten att skicka många SMS-delar. Varje del kostar som ett SMS.
Om ditt meddelande är längre än det antal delar du angivit så klipps slutet bort.
Provskicka

Innan du skickar ett meddelande kan du provskicka det till dig själv för att se hur det ser ut och hur många SMS-delar det blir.

Om du ska lägga till mottagare direkt i adressfältet

Börja med att sätta dig själv som mottagare och skicka till dig själv tills du är nöjd. Gå till Skickade-fliken och använd ett meddelande du var nöjd med som mall för ett nytt meddelande.
Du ser i Loggarna hur många SMS-delar det blev:
Logg SMS-delar

Om du ska skicka till mottagare från din adressbok Ikon adressbok

När du väljer mottagare från en adressbok så används adressbokens egna inställningar för hur utskicket ska se ut. Därför måste du lägga till dig själv i den aktuella adressboken först, sätt etiketten "Test" på dig själv så blir det enkelt att skicka bara till dig.
Adressbok med testmottagare

I Till-fältet väljer du Ikon adressbok och söker fram dig själv genom att bocka i "Test" bland etiketterna, spara urval och stäng fönstret.Skicka till adressbok testmottagare

Test i Till-fältetNu kommer du få samma inställningar som de andra i adressboken. Skicka ditt meddelande tills du är nöjd. Gå till Skickade-fliken och använd det meddelande du var nöjd med som mall för ett nytt meddelande.
Du ser i Loggarna hur många SMS-delar det blev:
Logg SMS-delar

När allt ser bra ut kan du söka fram de övriga mottagarna från adressboken och skicka ditt meddelande till alla.

 

Administrera signaturer

Den här vyn hittar du dels i Skickade-fliken samt i loggarna under blå penna

Detta är en översikt över ditt signeringsjobb. Du ser vilka som signerat och vilka som inte gjort det.
Du kan även signera själv, bjuda in flera mottagare och göra andra ändringar.

Ladda ner signaturer, du kan ladda ner enstaka signaturer eller en samlad fil med allas signaturer.

Administrera signaturer

Ändra inställningarna på en mottagare genom att klicka på Knapp redigera mottagareframför mottagaren.
Ändra mottagare

Bjud in fler deltagare genom att klicka på och ange mottagarens mobilnummer eller mailadress.
Gör önskade inställningar och lägg till ett extra meddelande om du vill och klicka på Bjud in ny deltagare så skickas inbjudan iväg.
Bjud in ny deltagare

Olika signeringsalternativ

Det finns flera olika signeringsalternativ att välja mellan, klicka på pilen för att få upp dem. Väljer du ett eID kan du även välja att dölja personnumret i den signerade filen om den som signerar inte önskar att personnumret ska synas i klartext i dokumentet.
Signeringsalternativ

Dölj personnummer
 

Om du valt att signering ska ske med BankID eller något annat eID så kan du låta personnumret döljas i den signerade filen.

Dölj personnummer

Vi ersätter då personnumret med ett hashvärde som kan användas för att verifiera signaturen i framtiden vid behov. Detta är användbart om den som signerar inte vill att deras personnummer ska synas i klartext i det signerade dokumentet.

 
Ställa in en signaturordning

På Individuella inställningar kan du ställa in en signaturordning. Inbjudan till signering skickas till person nummer två först när person ett skrivit under, och så vidare. En eller flera personer kan ha ordning "1", och först när alla i ordning "1" har signerat, så skickas inbjudan ut till de som har ordning "2" och så vidare. 

Välj signatursordning

Påminnelser

Lägg till påminnelser genom att klicka på Knapp påminnelser
Lägg till en eller flera påminnelser, välj vilken dag och tid de ska skickas ut.
Lägg till påminnelser

%d bloggare gillar detta: